Spesso gli artigiani storcono il naso quando devono mettersi al computer per sbrigare pratiche burocratiche e altre mansioni attinenti alle pubbliche relazioni e all'organizzazione del proprio lavoro. Si tratta di un’incombenza sgradita a molti. Oltre alla fatturazione e alla contabilità, che deve essere tenuta in modo continuativo e in maniera ordinata, c'è un’altra importante attività organizzativa cui devono dedicarsi gli artigiani: la preparazione di offerte e preventivi. Sovente, per i piccoli lavori viene presentata solo un’offerta verbale. Per progetti più importanti, invece, le offerte sono messe quasi sempre per iscritto. La forma scritta, ovviamente, è anche un vantaggio ai fini di prova. In questa breve guida saranno affrontati alcuni aspetti a cui prestare attenzione quando si redigono le offerte.
Cosa rende un’offerta una buona offerta?
Innanzitutto, l’offerta dovrebbe essere predisposta subito dopo la ricezione della richiesta. Occorre fare in modo che abbia una struttura logica e coerente, e che presenti tutti i servizi in maniera comprensibile. Insomma, è necessario che l’offerta sia chiara in ogni sua parte.
Naturalmente, l’offerta deve contenere l’indicazione dettagliata di tutte le prestazioni e dei relativi costi. Se si decide di addebitare forfettariamente le spese di viaggio sostenute per incontrare il cliente, anche queste devono essere indicate. In caso contrario, non potranno essere fatturate in un secondo momento. È importante considerare tale aspetto, visto che –se il luogo in cui viene prestato il servizio è fuori cantone o comunque distante dalla sede dell'attività– potrebbe essere piuttosto oneroso per l’artigiano sostenere tutte le spese di viaggio.
Inoltre –come è ovvio– un’offerta completa indica anche per quanto tempo è valida, nonché le modalità di pagamento. Eventuali ulteriori condizioni devono essere specificamente elencate nell’offerta. Oltre a tutti questi elementi, non vanno poi dimenticate le consuete informazioni richieste per legge (che vedremo fra poco).
L’offerta è vincolante?
Sì, una volta presentata, l’offerta diventa vincolante, a meno che non venga proposta come un’offerta indicativa, di massima. È ininfluente il fatto che sia messa per iscritto o sia orale. Se il cliente accetta l’offerta presentata, si stipula il contratto.
Chiaramente, la vincolatività vale per entrambe le parti. Se, ad esempio, non sono previsti sconti nell’offerta presentata, il cliente non potrà pretenderli al momento del pagamento.
Se, invece, durante l’esecuzione dei lavori l’artigiano scopre che sono necessarie opere impreviste che farebbero salire il prezzo totale, deve necessariamente contattare il cliente. Quest’ultimo dovrà acconsentire al lavoro non preventivato e ai relativi costi aggiuntivi, perché questi possano essergli addebitati.
Quando, invece, vengono presentati al cliente un’offerta indicativa o un preventivo non vincolante, l’artigiano può discostarsi dal prezzo stimato al momento della fatturazione. Nelle offerte consigliate, poi, i prezzi sono solo approssimativi. Queste offerte sono lì come esempio, in modo che i potenziali clienti sappiano all’incirca che tipo di cifra stanziare per un certo progetto.
Nel caso delle offerte non vincolanti, il cliente è generalmente tenuto ad accettare uno scostamento di prezzo fino al dieci per cento. In alcuni settori, questo valore è ancora più elevato.
Quali elementi deve contenere un’offerta?
Naturalmente, dalla lettura dell’offerta deve risultare ben chiaro quali prestazioni sono previste e a quale prezzo. Deve anche essere indicato il luogo dei lavori, che sia la sede dell’artigiano oppure l’abitazione del cliente, a seconda del tipo di progetto da eseguire. Sono poi necessarie alcune informazioni obbligatorie. Queste sono:
- La ragione sociale dell’offerente, come iscritta nel registro di commercio, con indirizzo completo e sede della società
- Data e luogo
- Termine di validità dell'offerta
- Partita IVA (se disponibile)
Infine, dovrebbero anche essere indicati i termini di pagamento e altre condizioni tecniche, in modo che non ci siano malintesi e discrepanze quando viene ordinato un lavoro.
Quali costi possono essere addebitati al cliente per la preparazione di un’offerta?
Di base, la creazione di un’offerta si considera gratuita. Se l’artigiano non ha indicato in anticipo che il preventivo è soggetto a una tariffa –o se ciò non è consuetudine nel settore– non può essere emessa alcuna fattura per l’offerta. Non sempre è così. Ad esempio, quando si prepara un’offerta in un garage per una riparazione importante, l’auto deve prima essere ispezionata attentamente. Poiché questo richiede un certo impegno da parte del meccanico, in tal caso può sicuramente essere addebitato un costo al cliente. Ad ogni modo, quando si presenta l’offerta, deve essere chiaro al cliente se questa non è gratuita.
L’IVA è inclusa nell’offerta?
Un privato che riceve un’offerta da un artigiano autonomo può presumere che l’IVA sia inclusa nel prezzo. Con le imprese societarie è diverso.
