Einige Handwerker rümpfen die Nase, wenn es um Büroarbeiten geht. Es ist oft eine unliebsame Pflicht. Neben der Buchhaltung, die laufend geführt werden muss, sowie der Rechnungsstellung, gibt es bei den administrativen Arbeiten eine weitere Tätigkeit am Computer, die von Handwerkern oft durchgeführt werden muss: Offerten erstellen. In manchen Fällen wird zwar lediglich eine mündliche Offerte abgegeben. Bei grösseren Projekten werden diese jedoch fast ausschliesslich schriftlich abgegeben. Schriftlichkeit ist natürlich auch zu Beweiszwecken von Vorteil. Hier erfahren Handwerker und Gewerbetreibende, worauf sie beim Erstellen von Offerten achten sollen.
Was macht eine gute Offerte aus?
Zuerst einmal sollte die Offertstellung zeitnah nach der Offertanfrage erfolgen. Es ist darauf zu achten, dass der Aufbau der Offerte logisch ist und die zu erbringenden Leistungen für den Kunden, die Kundin verständlich ist. Die Darstellung der gesamten Offerte sollte übersichtlich sein.
Natürlich müssen in einer Offerte alle nötigen Informationen und sämtliche zu erwartenden Kosten aufgeführt sein. Werden für die Anfahrt zum Kunden Wegpauschalen verrechnet, sind auch diese anzugeben. Wenn diese nicht in der Offerte enthalten sind, dürfen sie später auch nicht in Rechnung gestellt werden. Befindet sich der Ort der Leistungserbringung weiter weg und nicht in der Region, kann das für den Handwerker ganz schön teuer werden, wenn er diese Zeit und die zurückgelegte Strecke später nicht in Rechnung stellen kann.
Daneben wird natürlich in einer vollständigen Offerte auch angegeben, wie lange das Angebot gültig ist und wie die Zahlungsbedingungen lauten. Ebenfalls allfällige weitere Bedingungen sind am besten in der Offerte aufzuführen. Neben all diesen Angaben sind die üblichen, gesetzlich notwendigen Informationen nicht zu vergessen.
Ist eine Offerte verbindlich?
Ja, eine abgegebene Offerte ist verbindlich. Dabei spielt es keine Rolle, ob sie schriftlich oder mündlich erfolgt. Wenn der Kunde die abgegebene Offerte akzeptiert, kommt ein Vertrag zustande.
Die Verbindlichkeit gilt natürlich für beide Seiten. Wenn beispielsweise in der Offerte der Abzug eines Skontos nicht angeboten wird, darf der Auftraggeber bei der Zahlung auch kein Skonto in Abzug bringen.
Sollte bei der Ausführung der Arbeit klar werden, dass der Preis in der Offerte zu tief war, weil etwas Unvorhergesehenes festgestellt wurde, ist eine Kontaktaufnahme mit dem Auftraggeber nötig. Dieser muss mit der Mehrarbeit und den damit verbundenen Mehrkosten einverstanden sein.
Bei unverbindlichen Offerten muss der Auftraggeber hingegen eine Abweichung von im Normalfall bis zu zehn Prozent akzeptieren. In einigen Branchen liegt dieser Wert sogar noch höher.
Wird jedoch dem Kunden eine Richtofferte oder ein unverbindlicher Kostenvoranschlag abgegeben, kann der Auftragnehmer von der veranschlagten Richtofferte bei der Rechnungsstellung abweichen. Die Preise in den Richtofferten gelten nur als Richtpreise. Diese Offerten sind dazu da, dass die möglichen Auftraggeber etwa wissen, mit welchen Kosten sie für das Projekt etwa rechnen müssen.
Welche Punkte müssen in einer Offerte zwingend angegeben werden?
Natürlich muss beim Lesen der Offerte eines Handwerkers klar sein, welche Leistung zu welchem Preis angeboten wird. Dazu gehört eine Beschreibung des Ortes oder eine Adressangabe, wenn die Arbeit vor Ort beim Kunden durchgeführt wird. Hinzu kommen einige zwingende Angaben. Dies sind:
- Der im Handelsregister eingetragene Unternehmensname des Offerstellers mit vollständiger Adresse und Firmensitz
- Datum und Ort
- Dauer der Gültigkeit der Offerte
- MWST-Nummer (wenn vorhanden)
Angaben über die Zahlungsbedingungen und weitere Bedingungen sollten ebenfalls erwähnt werden, damit es bei einer allfälligen Auftragsvergabe nicht zu Missverständnissen und Unstimmigkeiten kommt.
Welche Kosten dürfen für das Erstellen einer Offerte in Rechnung gestellt werden?
Grundsätzlich ist das Erstellen einer Offerte kostenlos. Wenn der Erbringer der Offerte nicht im Vorfeld darauf hingewiesen hat, dass die Erstellung des Angebots kostenpflichtig ist oder das Erheben einer Gebühr für das Abgeben einer Offerte in der Branche nicht üblich ist, kann keine Rechnung gestellt werden. Beispielsweise beim Erarbeiten einer Offerte in einer Autogarage für eine grössere Reparatur muss der Wagen zuerst genau inspiziert werden. Da dies mit Aufwand verbunden ist, kann in einem solchen Fall durchaus ein Betrag in Rechnung gestellt werden. Bei der Offertanfrage muss jedoch dem potenziellen Kunden klar sein, dass die Offertstellung nicht kostenlos ist.
Ist die Mehrwertsteuer in der Offerte enthalten?
Eine Privatperson, die von einem Handwerker eine Offerte erhält, kann davon ausgehen, dass die Mehrwertsteuer im veranschlagten Betrag enthalten ist. Anders verhält es sich bei Unternehmen. Da Unternehmen die Mehrwertsteuer, die sie an eine andere Firma mit dem Rechnungsbetrag bezahlen müssen, als Vorsteuer in Abzug bringen können, ist bei Offerten unter Firmen die Mehrwertsteuer häufig nicht enthalten. Zur Sicherheit sollte dies aber beim Erstellen der Offerte angegeben werden.
