Ridurre l'impegno amministrativo

Soprattutto in una start-up, è essenziale che l'amministratore delegato riduca l'impegno amministrativo. Non è molto opportuno che la direzione aziendale si occupi di fatture e altri documenti mentre clienti e artigiani vogliono fare affari con la nuova società. Soprattutto nelle aziende molto piccole come una PMI o un'impresa artigiana, il rapporto tra impegno amministrativo e restante attività è spesso poco equilibrato. Qui è necessario delocalizzare le attività attraverso la formazione dei dipendenti e utilizzare vantaggi come soluzioni moderne nell'area del software per poter ridurre lo sforzo amministrativo.

Uno dei mezzi organizzativi più importanti di un amministratore delegato è una pianificazione del personale efficiente e dettagliata. Affinché la direzione aziendale, soprattutto in un'azienda giovane, possa occuparsi di questioni estremamente importanti come le riunioni con i clienti o i contratti con i fornitori, a volte può essere necessario nominare un dipendente come manager. Il suo compito dovrebbe essere:

• controllare le fatture in entrata;
• verificare la correttezza degli ordini e dei contratti dei clienti;
• mantenere una visione d'insieme della contabilità finanziaria;
• utilizzare le risorse di produzione in modo ragionevole;
• determinare la futura pianificazione del personale e adattare queste esigenze variabili.

Di norma, dipende dal settore quanto un software possa diminuire l'impegno amministrativo. Esistono però programmi per computer e app per smartphone per l'amministrazione di base, tramite i quali un amministratore delegato può mantenere il controllo sull'azienda grazie alla digitalizzazione, senza sacrificare troppo tempo. Ciò è particolarmente vantaggioso per le aziende delle dimensioni di una PMI, purché il numero di fatture, ordini e misure logistiche rimanga entro limiti gestibili.

È stato dimostrato che gli artigiani e i liberi professionisti, in particolare, si trovano di fronte alla sfida di dover soddisfare le richieste dei clienti già al momento della fondazione di un'azienda, che invece richiederebbe un controllo indiviso. Sistemi come quelli forniti dal Building Information Modeling per l'industria dell'edilizia, ad esempio, possono essere di aiuto. Questo sistema relativamente nuovo offre a tutti coloro che sono coinvolti in una costruzione l'accesso in tempo reale a tutte le aree e decisioni. Idealmente, si può creare un edificio senza stilare un solo foglio di carta dalla progettazione alla successiva gestione, perché tutte le misure possono essere eseguite digitalmente utilizzando software e app.

Alcune aziende manifatturiere potrebbero non investire molto tempo o energia nella gestione dei contatti perché non la vedono come una pietra miliare della loro attività. Quando le loro priorità principali sono focalizzate sulla produzione, la gestione dell'inventario, la logistica e altri processi, potrebbe non sembrare saggio utilizzare risorse per qualcosa che sembra inefficace.Tuttavia, non è esagerato affermare che il livello di gestione dei contatti può fare la differenza tra prestazioni finanziarie buone e pessime per qualsiasi azienda. È certo che la perdita di clienti e potenziali clienti è troppo spesso dovuta a una scarsa comunicazione.

La gestione dei contatti è, molto semplicemente, il modo in cui un'azienda gestisce le informazioni di contatto di coloro con cui lavora e a cui vende. Alcuni imprenditori memorizzano i propri contatti su uno smartphone, in una rubrica di indirizzi e-mail, in un foglio di calcolo o persino in un taccuino fisico. Sebbene questi metodi siano sufficienti per alcuni, presentano alcune limitazioni.Per prima cosa, c'è un rischio maggiore che venga commesso un errore umano quando si aggiunge o si modifica un record di contatto in questo modo. Inoltre, è molto noioso e richiede tempo eseguire queste attività manualmente. Tali metodi potrebbero non essere adatti per una rapida espansione se il produttore desidera incrementare il business.Inoltre, quando ogni dipendente ha il proprio metodo di monitoraggio dei contatti, non esiste una versione dei fatti valida per tutti. È importante che alcuni meccanismi siano definiti dall'amministratore delegato in modo che i contatti possano essere mantenuti in modo sostenibile e per molti decenni. Ciò può includere, ad esempio:

• compleanni;
• anniversari;
• affiliazioni;
• volume degli affari;
• volume delle vendite/quantità;
• attività.

L'utilizzo di un software di gestione dei contatti dedicato è uno dei modi più rapidi per utilizzare i contatti in modo efficace. Le soluzioni digitali aiutano a proteggere le informazioni sensibili in quanto è meno probabile che vengano danneggiate, perse o rubate. Con i sistemi su cloud, i dati vengono archiviati online su altri server, riducendo notevolmente il rischio di sabotaggio.L'utilizzo del cloud ha l'ulteriore vantaggio di consentire anche il lavoro da remoto. Con questa tecnologia, un'azienda dispone di una risorsa centrale che tutti i dipendenti possono utilizzare. Ciò ha i suoi vantaggi, ad esempio, quando è necessario inviare comunicazioni importanti su un prodotto specifico: l'amministratore delegato potrà riconoscere immediatamente quali clienti devono essere contattati. Se poi i singoli clienti contattano l'amministratore delegato, questo sa già quale fosse il contenuto dell'ultima comunicazione. Ciò rende molto più facile avviare trattative commerciali.