Administrativen Aufwand reduzieren als Handwerker

Insbesondere in einem Start-up ist es für den Geschäftsführer unverzichtbar, den administrativen Aufwand zu reduzieren. Es ist wenig opportun, wenn sich die Firmenleitung mit Rechnungen und anderen Unterlagen beschäftigt, während auf der anderen Seite Kunden und Handwerker mit dem neuen Unternehmen Geschäfte abschliessen wollen. Insbesondere in sehr kleinen Betrieben wie einer KMU oder einem Handwerksunternehmen ist die Relation zwischen Verwaltungsaufwand und progressiver Tätigkeit oftmals schlecht ausbalanciert. Hier ist es notwendig, durch Schulung der Mitarbeiter, Tätigkeiten zu dislozieren und Vorteile wie moderne Lösungen im Bereich Software zu nutzen, um den administrativen Aufwand reduzieren zu können.

Zu den wichtigsten organisatorischen Mitteln eines Geschäftsführers gehört eine effiziente und detaillierte Personalplanung. Damit sich insbesondere bei einem Jungunternehmen die Firmenleitung um die herausragend wichtigen Angelegenheiten wie Kundengespräche oder Lieferantenverträge kümmern kann, kann es mitunter notwendig werden, einen Mitarbeiter als Zeitmanager einzusetzen. Dessen Aufgabe sollte es sein:

• eingehende Rechnungen grob zu prüfen
• Bestellungen und Kundenverträge auf Richtigkeit zu checken
• einen Überblick über die Finanzbuchhaltung behalten
• Produktionsressourcen sinnvoll einsetzen
• die zukünftige Personalplanung festlegen und diese wechselnden Bedürfnissen anpassen

In der Regel ist es stark branchenabhängig, inwieweit sich der administrative Verwaltungsaufwand durch Softwarelösungen reduzieren lässt. Allerdings gibt es bereits für die Basisverwaltung Computerprogramme und Apps für das Smartphone, mit denen ein Geschäftsführer dank der Digitalisierung die verwalterische Kontrolle über das Unternehmen behalten kann, ohne zeitgleich hierfür zu viel Zeit zu opfern. Dies ist insbesondere für Unternehmen in der Grösse einer KMU von Vorteil, solange hier die Anzahl der Rechnungen, der Aufträge, der Bestellungen und der logistischen Massnahmen im überschaubaren Rahmen verbleibt.

Es hat sich gezeigt, dass gerade Handwerker und Freiberufler bei einer Firmengründung vor der Herausforderung stehen, die Forderungen der Kunden befriedigen zu müssen, während die Firma zugleich der ungeteilten Kontrolle bedarf. Eine Hilfe können Systeme sein, wie sie das Building Information Modeling etwa für die Baubranche bereitstellt. Dieses relativ neue System ermöglicht allen Beteiligten an einem Bau den Echtzeitzugriff auf alle Bereiche und Entscheidungen. Im Idealfall kann so ein Bauwerk entstehen, bei welchem von der Planung bis zur späteren Bewirtschaftung kein einziges Blatt Papier benötigt wird, weil alle Massnahmen digital über Software und Apps durchgeführt werden können.

Einige Fertigungsunternehmen investieren vielleicht nicht viel Zeit oder Energie in das Kontaktmanagement, da sie es nicht als Eckpfeiler ihrer Tätigkeit betrachten. Wenn sich ihre Hauptprioritäten auf die Produktion, die Lagerverwaltung, die Logistik und andere Prozesse konzentrieren, erscheint es vielleicht nicht sinnvoll, Ressourcen für etwas zu verwenden, das unwürdig erscheint.

Es ist jedoch keine Übertreibung zu sagen, dass das Niveau des Kontaktmanagements für jedes Unternehmen den Unterschied zwischen einer guten und einer schlechten finanziellen Leistung ausmachen kann. Fest steht zumindest, dass der Verlust von Kunden und Interessenten viel zu häufig aufgrund schlechter Kommunikation erfolgt.

Kontaktmanagement ist ganz einfach die Art und Weise, wie ein Unternehmen die Kontaktinformationen derjenigen verwaltet, mit denen es arbeitet und an die es verkauft. Manche Unternehmer speichern ihre Kontakte auf einem Smartphone, in einem E-Mail-Adressbuch, einer Tabellenkalkulation oder sogar in einem physischen Notizbuch. Auch wenn diese Methoden für manche ausreichen, sind sie mit gewissen Einschränkungen verbunden.

Zum einen ist die Gefahr grösser, dass beim Hinzufügen oder Ändern eines Kontaktdatensatzes auf diese Weise menschliche Fehler gemacht werden. Ausserdem ist es sehr mühsam und zeitaufwändig, diese Aufgaben manuell zu erledigen. Solche Methoden sind möglicherweise nicht für eine schnelle Expansion geeignet, wenn der Hersteller wachsen möchte.

Wenn ausserdem jeder Mitarbeiter seine eigene Methode zur Überwachung von Kontakten hat, gibt es keine einheitliche Version der Fakten. Wichtig ist, dass vom Geschäftsführer bestimmte Eckpunkte festgelegt werden, damit Kontakte nachhaltig und über viele Jahrzehnte gepflegt werden können. Dazu können beispielsweise gehören:

• Geburtstage
• Jubiläen
• Zugehörigkeiten
• Umsatzvolumen
• Mengenverkauf / Stückzahlen
• Wiederholung eines Geschäfts

Der Einsatz einer speziellen Softwarelösung für die Kontaktverwaltung ist eine der schnellsten Möglichkeiten, Kontakte effektiv zu nutzen. Digitale Lösungen tragen dazu bei, dass sensible Informationen sicherer aufbewahrt werden, da sie weniger leicht beschädigt, verloren oder gestohlen werden können. Bei Cloud-basierten Systemen werden die Daten online auf anderen Servern gespeichert, wodurch sich die Gefahr einer physischen Sabotage, wie sie bei Vor-Ort-Lösungen besteht, erheblich verringert.

Die Nutzung der Cloud hat den zusätzlichen Vorteil, dass sie auch Fernarbeit ermöglicht. Mit dieser Technologie verfügt ein Unternehmen über eine zentrale Ressource, die alle Mitarbeiter nutzen können. Dies hat seine Vorteile, beispielsweise wenn wichtige Mitteilungen über ein bestimmtes Produkt verschickt werden müssen. Dann sollte der Geschäftsführer sofort erkennen, welche Kunden kontaktiert werden müssen. Wenden sich anschliessend einzelne Kunden an den Geschäftsführer, liegen ihm Aufzeichnungen darüber vor, was der Inhalt der letzten Kommunikation war. Dies erleichtert den Einstieg in Geschäftsverhandlungen ungemein.