Réduire la charge administrative

Il est toujours opportun de réussir à réduire la charge administrative d'une entreprise, mais c'est d'autant plus vrai dans une start-up. En effet, le nouvel entrepreneur a déjà fort à faire pour trouver des clients ou conclure de nouveaux marchés sans devoir, en plus, s'occuper des factures et autres documents administratifs inhérents. Les micro-entreprises et les PME voient souvent leur charge administrative augmenter de façon considérable en parallèle de l'accroissement de leur activité. Dans ce cas, il est impératif de former les collaborateurs, de répartir les activités administratives et d'utiliser des solutions modernes telles que des logiciels administratifs, permettant de réduire considérablement la charge administrative.

L'une des mesures organisationnelles à appliquer par le chef d'entreprise en priorité est de planifier de manière efficace et détaillée, les tâches administratives à confier au personnel. Pour permettre au directeur d'une start-up de s'occuper des questions importantes telles que les entretiens avec les clients ou les contrats avec les fournisseurs, il peut parfois être nécessaire d'engager un gestionnaire du temps dont le travail va consister à:

• contrôler sommairement les factures entrantes ;
• vérifier l'exactitude des commandes et des contrats clients ;
• disposer d'une vue d'ensemble de la comptabilité financière ;
• utiliser les ressources de production à bon escient ;
• définir la planification future du personnel et l'adapter aux besoins de l'entreprise en constante évolution.

En règle générale, la mesure dans laquelle les solutions logicielles permettent de réduire la charge administrative dépend fortement du secteur. Toutefois, il existe déjà des programmes informatiques et des applications pour smartphone permettant au gérant de garder le contrôle administratif de son entreprise grâce à la numérisation, sans avoir à y consacrer trop de temps. Ces logiciels sont particulièrement utiles pour les entreprises de petite taille, telles que les PME, tant que le nombre de factures, d'ordres, de commandes et de tâches logistiques demeure raisonnable.

Les artisans et les professions libérales sont continuellement confrontés au défi de devoir satisfaire les exigences des clients tout en étant capables de contrôler parfaitement leur entreprise. C'est dans ce contexte qu'utiliser des systèmes performants tels que le Building Information Modeling, par exemple, peut être particulièrement intéressant. En effet, ce système relativement récent, spécialement conçu pour le bâtiment, donne la possibilité à tous les acteurs d'une construction d'accéder en temps réel à tous les domaines et à toutes les décisions la concernant. Sa mise en œuvre permet, idéalement, de créer intégralement un bâtiment, de la planification du projet jusqu'à sa réalisation, sans avoir recours à des plans sur papier. En effet, toutes les mesures nécessaires peuvent être réalisées numériquement à l'aide de logiciels et d'applications spécifiques.

Certaines entreprises manufacturières n'investissent pas beaucoup de temps ou d'énergie dans la gestion des contacts, car elles ne la considèrent pas comme étant une pierre angulaire de leur entreprise. Les priorités de ces entreprises étant axées sur la production, la gestion des stocks, la logistique et d'autres processus, ces dernières peuvent penser qu'il n'est pas judicieux de mobiliser des ressources pour quelque chose qui leur semble inutile.

Il n'est toutefois pas exagéré d'affirmer qu'une bonne gestion des contacts peut réellement faire la différence en matière de rentrées financières d'une entreprise. Ce qui est certain, en la matière, c'est que la perte de clients et de prospects est trop souvent due à une mauvaise communication.

La gestion des contacts correspond, tout simplement, à la manière dont une entreprise gère les coordonnées de contact des personnes avec qui elle travaille et à qui elle vend. Les entrepreneurs peuvent stocker leurs contacts professionnels sur un smartphone, dans un carnet d'adresses électroniques, dans un tableur ou même dans un carnet de notes physique. Bien que ces méthodes soient suffisantes pour certains, elles comportent certaines limites.

En premier lieu, le risque d'erreur humaine est plus important lorsqu'on procède à l'ajout ou à la modification d'un enregistrement de contact de cette manière. De plus, il est très fastidieux et chronophage d'effectuer ces tâches manuellement. Sans compter que ces méthodes ne sont pas forcément idéales pour les entreprises qui connaissent une croissance rapide ou désireuses de se développer rapidement.

Par ailleurs, lorsque chaque employé utilise sa propre méthode de suivi des contacts, ces derniers ne sont pas forcément regroupés au même endroit. Il est donc important que le directeur définisse certains points de repère afin que les contacts puissent être gérés de manière durable et pendant plusieurs décennies. Il peut, par exemple, s'agir des :

• anniversaires ;
• jubilés ;
• affiliations ;
• volumes des ventes ;
• ventes en quantité/nombre de pièces ;
• répétitions d'une transaction.

L'un des moyens les plus rapides pour traiter efficacement les contacts consiste à utiliser une solution logicielle spécialement conçue pour la gestion des contacts. Par ailleurs, cette solution numérique permet de conserver les informations sensibles de manière plus sécuritaire, car ce type de support risque moins d'être endommagé, perdu ou volé. Grâce au cloud, ces données peuvent même être stockées en ligne sur d'autres serveurs, ce qui réduit considérablement le risque de piratage inhérent aux solutions sur site.

L'utilisation du cloud permet également de rendre le travail à distance possible. Via cette technologie, tous les collaborateurs d'une entreprise disposent, en outre, d'une ressource centrale à utiliser. Cela offre certains avantages, notamment lorsque des communications importantes doivent être effectuées sur un produit spécifique. Le cas échéant, le directeur peut directement savoir quels clients doivent être contactés. Et si, par la suite, certains clients contactent personnellement le directeur, celui-ci dispose des enregistrements relatant leurs derniers échanges. De quoi faciliter grandement le début des négociations commerciales.